Die Funktionalität Attachments bietet die Möglichkeit an die Belege eine oder mehrere externe Dateien an zu hängen. Hierfür gibt es auf den Masken für VK-Auftrag, VK-Angebot, VK-Rechnung, VK-Gutschrift, EK-Anfrage, EK-Bestellung, EK-Rechnung, EK-Gutschrift, Mahnung, VK-Rahmenauftrag, EK-Rahmenbestellung, VK-Reklamation und EK-Reklamation eine neue FactBox „Anhänge“.

 

Das Hochladen kann über zwei unterschiedliche Wege passieren. Daher kommt zuerst die Abfrage, ob aus dem Explorer oder DocuWare hochgeladen werden soll.

  • Bei der Option „Explorer“ öffnet sich ganz normal ein Windows-Explorer über welchen eine Datei ausgewählt und hochgeladen werden kann.
  • Über die Option „DocuWare“ öffnet sich eine neue Maske, welche auch für das „Docugate“ verwendet wird. In dieser Maske können nun alle Kriterien eingetragen werden. Durch die Bestätigung mit „OK“ werden anhand der Kriterien alle Dokumente in DocuWare gesucht und entsprechend an das Dokument angehängt.

Die neue FactBox bietet die Möglichkeit Dateien zu diesem Beleg hoch und herunter zu laden, sowie diese Dateien zu löschen oder um zu benennen.

Wenn eine Datei zu einem Beleg hochgeladen wird, wird hierfür ein Datensatz in einer separaten Tabelle angelegt. Diese Tabelle wird bei der Archivierung des Beleges nach Anhängen durchsucht. Es werden alle Anhänge an den Datensatz in DocuWare übertragen.

Die Funktion Download bietet den Usern die Möglichkeit sich die Anhänge erneut an zu schauen und zu prüfen was für Dateien angehängt wurden.

Durch das Löschen des Anhanges wird ebenso der erstellte Eintrag gelöscht, sodass diese Datei nichtmehr mit archiviert wird. Ist der Anhang bereits in DocuWare archiviert, bleibt dieser dort erhalten.

Durch die untere Schaltfläche kann ein Anhang einfach per „Drag & Drop“ zu diesem Beleg angehängt werden. Dies Sichtbarkeit dieser Schaltfläche wird in der „DW Einrichtung“ vorgenommen.