Einführung


Die beschriebenen Funktionen beziehen sich auf die On Premise Variante von Microsoft Dynamics 365 Business Central bzw. Dynamics NAV / Navision.


Beleg-Archivierung


In diesem Abschnitt beschreiben wir den Funktionsumfang zur Archivierung von Belegen, welche innerhalb Business Central erzeugt und an DocuWare übergeben werden.

  • automatische und serverseitige Archivierung von selbst erstellten Belegen aus den Abteilungen Verkauf und Einkauf
    (siehe "Belegarten im Standard-Funktionsumfang")
  • Beleggenerierung als PDF über Standard-Funktionen von Business Central – ohne externen Druckertreiber
  • Archivierung beim Druck, E-Mail Versand, Freigabe oder Buchen – individuell pro Belegart einstellbar


Belegarten im Standard-Funktionsumfang


Folgende Belegarten sind im Standard verfügbar:


Verkauf

  • Verkaufsangebote
  • Verkaufsaufträge
  • Verkaufslieferscheine
  • Verkaufsrechnungen
  • Verkaufsgutschriften
  • Verkaufsrahmenaufträge
  • Verkaufsreklamation
  • Mahnung


Einkauf

  • Anfragen
  • Bestellungen
  • Einkaufsrechnungen
  • Einkaufsgutschriften
  • Einkaufsrahmenbestellungen
  • Einkaufsreklamationen


Weitere Belegarten, beispielsweise durch Branchenlösungen generiert, können meist im Rahmen eines Customizing ebenfalls angebunden werden. (Erfordert weitere Details und Abstimmung.)


Dokumenten-Suche & Anzeige


  • Suche über integrierten Dialog („DocuGate“) mit DocuWare Auswahllisten direkt in Business Central
    • Auswahllisten zeigen DocuWare-spezifische Daten an
    • Nach Ausführen der Suche wird das Ergebnis in einer DocuWare Ergebnisliste im Browser geöffnet und angezeigt
  • Dokumentenanzeige via neuem Button über die Business Central-Menüleiste
    Der Button ist in folgenden Pages integriert (Auszug - siehe hierfür mehr):
    • Debitorenübersicht
    • Debitorenkarte
    • Kreditorenübersicht
    • Kreditorenkarte
    • Sachposten
    • Kreditorenposten
    • Debitorenposten
    • in allen oben genannten offenen und gebuchten Belegen der Abteilungen Einkauf und Verkauf
      (siehe Punkt "Belegarten im Standard-Funktionsumfang)


Datensynchronisation, -import & Workflows


  • Datenübergabe via WebServices/Platform Services
  • Datenübergabe von DocuWare nach Business Central
    • Kopf- und Fußdaten*
    • Tabelleninformationen*
  • Anlegen von Zeilen in einem (neuen und eigenen) Buch.-Blatt
  • Anlegen von Datensätzen und Belegen in der Abteilung Einkauf -> Einkaufsrechnungen
    • Ausfüllen der Kopfdaten 
    • Optional: Ausfüllen und Anlegen von Zeilen (falls in DocuWare vorhanden)
  • Überwachung des "Gebucht"-Status in Business Central, mit Setzen eines "Gebucht"-Stempels in DocuWare


*Für eine valide Datenübergabe empfehlen wir dringend die Synchronisation aller zu importierender Daten vorab von NAV/BC nach DocuWare sowie die Nutzung von "externen Auswahllisten" bei der Archivierung und Datenerfassung innerhalb eines Workflows.



Administration

  • vollständige Einrichtung in Business Central über eine eigene Abteilung und Menüpunkte
  • Logging und Protokollierung der Beleg-Archivierung, Indexierung etc.)
  • Export/Import der Einrichtung für einfache Übernahmen zwischen Test- und Live-Systemen