Fellowmind Germany GmbH

Dieser Artikel beschreibt, wie die eingerichteten Funktionalitäten der Schnittstelle durch den Endkunden nach initialer Konfiguration durch applabs, getestet und ausprobiert werden können.

Vorab nochmals kurz die wichtigsten Funktionsbausteine zusammengefasst:

1. Archivierung von Belegen von NAV nach DocuWare

2. Anzeige via DocuWare-Button aus dem NAV-Menüband

3. Import von Rechnungsinformationen aus DocuWare nach NAV

Um diese drei Bausteine nach der Konfiguration zu testen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Archivierung von Belegen aus NAV nach DocuWare

Gemäß Workshop bzw. Absprache wurden unterschiedliche Belegarten in der Schnittstelle für die Archivierung nach DocuWare konfiguriert. 

Damit der Archivierungsvorgang ausgeführt wird, muss dieser über ein sogenanntes Event ausgelöst werden. Es gibt folgende Events, die pro Belegart unterschiedlich eingerichtet werden können:

Buchen, Drucken, Freigeben, E-Mail Versand - das sind die gängigen und meist genutzten.

Das heißt, damit ein (konfiguriertes) Dokument von NAV nach DocuWare archiviert werden, muss eines der aktivierten Events ausgelöst werden.

1.1. Aktivierte Events

Um heraus zu finden, welches Event bei den Belegarten aktiviert wurde, schauen Sie in der Konfiguration nach:

Abteilung DocuWare -> Dokumentarten

Menüpunkt Dokumentarten

Trigger und Events zur Belegarchivierung

Über die Spalten ganz rechts sehen Sie, welches Trigger-Event pro Belegart aktiviert wurde.

Gemäß Screenshot würde es also bedeuten, dass eine Verkaufsrechnung beim Buchen in DocuWare archiviert wird und eine (Einkaufs-)Bestellung beispielsweise beim Freigeben.

1.2. Die Aufgabenwarteschlangenposten zur automatischen Archivierung

Technischer Hinweis: Wenn das Archivieren-Event ausgelöst wurde, schreibt die Schnittstelle in eine eigene Todo-Liste einen Eintrag. Diese Todo-Liste dient Administratoren zusätzlich als Protokoll und Dokumentation. In dieser Todo-Liste findet man alle Einträge für eine Belegarchivierung und deren Status.

Zu finden ist diese Liste über die Abteilung DocuWare -> Logging und Protokollierung

Menü Logging und Protokollierung

Todo-Liste / Logging und Protokollierung

Über die Spalte "Status" können Sie einsehen, in welchem Zustand sich der Datensatz befindet. Bei "Geschlossen" wurde das Dokument erfolgreich in DocuWare archiviert.

Im Normalfall richten wir einen neuen Posten in den "Aufgabenwarteschlangenposten" ein.

Dieser Posten führt - je nach gewählter Zeit - die Archivierungsaufgabe automatisch aus.

Eintrag/Posten in den Aufgabenwarteschlangenposten

Sollte kein Posten angelegt worden sein, können Sie die Archivierung auch manuell ausführen. Siehe nächster Punkt.

1.3. Testen mit manuellem Auslösen ohne Aufgabenwarteschlangenposten

Üblicherweise findet die Archivierung auch in einem Testsystem über die Aufgabenwarteschlagenposten statt. Je nach Stand der Konfiguration kann ggf. dieser Einrichtungspunkt noch offen sein. Daher haben Sie die Möglichkeit, die Archivierung auch händisch auszuführen.

In der Todo-Liste ("Logging und Protokollierung") gibt es im Menüband den Button "Todo manuell ausführen":

Menüband der "Todo-Liste"

Klicken Sie auf diesen Button, um die markierte Zeile verarbeiten zu lassen.

1.4. Überprüfung in DocuWare

Wechseln Sie in das DocuWare System und starten eine Suche z.B. nach dem Firmenname oder Belegnummer. Wenn der Beleg gefunden wurde, können Sie diesen über einen Doppelklick auf die Zeile öffnen und anzeigen.

Prüfen Sie über die Funktion "Indexwerte ändern" (rechte Maustaste auf die Zeile), ob die gewünschten Metadaten vollständig und korrekt übergeben wurden.

2.0. Beleganzeige und Öffnen aus dem NAV-Client heraus

Um die Funktion der Beleganzeige einfach und schnell zu testen, empfehlen wir, dies aus zwei Stellen zu tun:

a) Debitoren- oder Kreditorenkarte bzw. Übersicht

Wechseln Sie in die gewünschte Übersicht oder auf die gewünschte Karte der Firma.

Oben im Menüband finden Sie den Button "Zeige Dokumente":

Debitorenübersicht

Debitorenkarte

Beleg-Übersicht

Gebuchte Belege Übersicht

Technischer Hinweis: Je nach Grad des Customizings ihres NAV-Systems kann der Button auch an anderer Stelle stehen oder in einer anderen Kategorie hängen.

Durch Klick auf den Button werden Sie in den Standard-Browser umgeleitet. Es öffnet sich DocuWare. Falls Sie noch nicht am DMS angemeldet sind, wird die Login-Maske geladen. Falls bereits ein Tab mit geöffnetem DocuWare vorhanden ist, erhalten Sie direkt die DocuWare Ergebnisliste mit den gefundenen Treffern.

Beim Klick auf den Button bei einem Beleg, öffnet sich der Datensatz des Beleges plus der Beleg in einem separaten Fenster.

Beim Klick auf den Button bei einer Übersicht oder Firmen-Karte, öffnet sich die "gesamte" Akte.

Komplette Debitorenakte nach Klick auf den DocuWare-Button in einer Debitoren-Übersicht

3.0. Daten-Import von DocuWare nach NAV

Im Rahmen eines digitalen Prozesses zur Rechnungsverarbeitung unterstützt die Schnittstelle zum Erstellen von Buchungsvorschlägen.

Nachdem eine Kreditorenrechnung in DocuWare archiviert wurde, durchläuft sie im DMS den gewünschten "Workflow" zur Verteilung, Prüfung und Freigabe. Wenn man prozessual an dem Punkt angelangt ist, an dem die Buchhaltung die Rechnung im ERP-System erfassen und buchen müsste, kann die Schnittstelle eingreifen und Metadaten/Indexwerte aus DocuWare und der Rechnung ziehen, um damit einen Buchungsvorschlag zu erstellen.

Den konfigurierten Import können Sie wie folgt kontrollieren:

1. Menü, Abteilung DocuWare -> Einrichtung

Menü, Punkt Einrichtung

In der Page der Einrichtung scrollen Sie nach unten zur Sektion "Import aus DocuWare":

Sektion "Import" innerhalb der Einrichtung

Auf dem Screenshot oben sehen Sie, dass in unserem Beispiel der Import neue "Einkaufsrechnungen" anlegen soll.

Die Spalte für das Buch.-Blatt ist leer und nicht konfiguriert.

Der Import kann entweder manuell gestartet werden oder automatisch über die Aufgabenwarteschlangenposten.

Manuell:

Um den Importer - insbesondere gerne im Testsystem genutzt - manuell zu starten, wählen Sie in der Abteilung DocuWare den Menüpunkt Import aus:

Menüpunkt Import aus DocuWare mit Fehlerhandling

Der Importer startet sofort nach dem Klick auf den Menüpunkt und gibt eine entsprechende Meldung (Erfolg/Fehler) aus.

Erfolgreiche Meldungen des abgeschlossenen Importers

Bei Erfolg wurde gemäß gewählten Ziel eine neue Einkaufsrechnung oder eine neue Zeile im Buch.-Blatt angelegt.

Bei Fehlern:

Fehlermeldung nach dem Import

Bei Fehlern, siehe Punkt 3.3.

Automatisch:

Für eine automatisierte Abarbeitung der Importe, kann in den Aufgabenwarteschlangenposten ein Eintrag angelegt werden.

Dies empfehlen wir bei Produktivsystemen.

Eintrag für einen automatisierten Import in den Aufgabenwarteschlangenposten

Bei einem automatisierten Import prüfen Sie bitte wiederkehrend den Status des Eintrags und bei Fehlern dessen Protokollierungseinträge sowie Einträge in den DocuWare-Datensätzen (siehe Punkt 3.3.)

3.1. Import in die Einkaufs-Rechnungen

Als ein mögliches Ziel für den Datenimport kann die Schnittstelle neue Einkaufsrechnungen anlegen.

Die Konfiguration dafür kann in etwa so aussehen:

Konfiguration des Importers zur Anlage von Einkaufsrechnungen

Anhand des Screenshots sehen wir, dass der auszulösende Wert im DocuWare-Datenbankfeld "STATUS" steht und "ÜBERGABE NAV" heißt und die Lieferantenrechnung in DocuWare mit dem Wert "EINGANGSRECHUNG" abgespeichert wird.

Das heißt, die Schnittstelle sucht beim Auslösen des Importers im Archiv RECHNUNGSWESEN nach EINGANGSRECHNUNGEN die den Wert "ÜBERGABE NAV" im Feld "STATUS" haben.

Um den Importer testen zu können, benötigen Sie (Beispiel-)Belege, die diesen Kriterien entsprechen!

Bitte generieren Sie sich selbstständig Testbelege oder sprechen mit Ihrem DocuWare-Betreuer, dass dieser Ihnen solche Belege zur Verfügung stellt. 

Der Import selbst kann manuell oder automatisch ausgeführt werden - siehe dazu Punkt 3.0.

Wenn in Ihrer gewünschten Konfiguration dieses Ziel gewählt wurde, gehen Sie für das Testing wie folgt vor:

a) Beispielbelege generieren

       Achten Sie auf korrekte und valide Metadaten wie Mandantenname, Kreditorennummer und DWDOKID

b) Führen Sie den manuellen Import aus

c) Prüfen Sie die Hinweismeldungen auf Erfolg/Fehler

d) Wechseln Sie in NAV in das Ziel, also Einkauf -> Einkaufsrechnungen und prüfen, ob sich dort nun ein neuer Datensatz befindet

e) Wechseln Sie nach DocuWare und kontrollieren Sie, ob der Status sich geändert hat

       In unserem Beispiel müsste sich der Werte im Feld STATUS von "ÜBERGABE NAV" auf "IMPORTIERT" geändert haben

Um denselben Beleg erneut zu testen - ggf. mit anderen Metadaten - so setzen Sie den Status auf den Suchwert (z.B. "ÜBERGABE NAV") zurück. Der Beleg wird beim erneuten Ausführen des Importers wieder genutzt und dessen Daten verwendet.

3.2. Import in ein Buch.-Blatt

Eintrag folgt.

3.3. Fehler-Handling

Die Schnittstelle bietet Optionen für die Rückgabe von Statusmeldung, beispielsweise wenn beim Datenimport von DocuWare nach NAV ein Fehler geschieht, kann die Schnittstelle die Fehlermeldung an das DocuWare Dokument zurück schreiben.

Die Konfiguration dazu ist in der Einrichtung zu finden:

Einrichtung des Fehlerhandlings für Importe

Das heißt, wenn ein Dokument bzw. dessen Daten nicht von DocuWare nach NAV übermittelt werden konnten, so stellt die Schnittstelle - in unserem Fall gemäß Screenshot - den Wert im Datenbankfeld STATUS auf "Fehler beim Import".

Zudem schreibt sie die NAV-spezifische Fehlermeldung in das DocuWare Datenbankfeld NAV IMPORT-MELDUNG.

Dort finden Sie nach einer erneuten Suche nach dem Dokument möglicherweise einen Hinweis darauf, warum dieses Dokument nicht nach NAV übertragen werden konnte.

NAV-Fehlermeldung im DocuWare Datenbankfeld

In unserem Beispiel wurde in DocuWare eine Kreditorennummer angegeben, die nicht in NAV existiert. Deswegen konnte der Kreditor nicht gefunden und der Datensatz angelegt werden.

3.4. Buchen + Stempel in DocuWare

Nach einer erfolgreichen Datenübergabe wird der neue Datensatz durch Personen ergänzt, geprüft und final gebucht.

Das Buchen wiederum kann optional einen digitalen DocuWare-Stempel auf das archivierte Dokument setzen und damit auch den Status in DocuWare verändern.

Dazu ist unter anderem in DocuWare der Stempel erforderlich, als auch die Konfiguration in der Schnittstelle.

Wechseln Sie dazu in die Abteilung DocuWare -> Dokumentarten und wählen die Zeile der EK.Rechnung aus. 

Ganz rechts gibt es die Spalte Stempel:

Stempel setzen nach dem Buchen

Falls hier eine "1" steht, wird ein Stempel gesetzt. Falls nicht, dies aber gewünscht ist, klären Sie die Konfiguration bitte mit Ihrem Ansprechpartner ab.

Testen können Sie das Setzen des Stempels, indem Sie wie folgt vor gehen:

a) Importer ausführen

b) neuen Datensatz buchen

c) Nach DocuWare wechseln, Beleg raus suchen, öffnen und prüfen, ob auf dem Dokument der Stempel gesetzt wurde

Hinweis: Es kann je nach Einstellung bis zu wenige Minuten dauern, bis der Stempel gesetzt wurde! Warten Sie daher etwas ab.