Bei der Übergabe von Rechnungsinformationen und Daten aus DocuWare nach NAV, kann es zu Fehlern bzw. Import-Abbrüchen kommen.
Im Normalfall liegt das daran, dass die Daten nicht valide sind. Das heißt, die in DocuWare hinterlegten Informationen zu einer Rechnung existieren nicht in Microsoft Dynamics NAV, beispielsweise wurde eine falsche Kreditoren- oder Artikelnummer eingegeben.
Empfehlungen zur Fehler-Prävention
Um den Optimalfall ohne Fehler zu realsieren, empfehlen wir, sämtliche zu importierende Daten vorab zu validieren. Das heißt, die Daten, die von DocuWare nach NAV übertragen werden sollen, müssen auch in NAV an den richtigen Stellen existieren.
Damit dies sichergestellt wird, empfehlen wir, die Daten vorab aus NAV nach DocuWare zu synchronisieren und im DMS als (externe) Auswahlliste und in den Workflows zu hinterlegen.
Eine mögliche Option zur Synchronisation der Stammdaten, wäre entweder der DocuWare Local Data Connector, oder alternativ unser Tools namens applabs Cloud Data Uploader. Vorteil unseres Tool ist, dass es keine Limitierung auf 1.000 Einträge hat.
Hat der Kunde jedoch weniger als 1.000 Datensätze zum Synchronisieren, kann man den DocuWare Local Data Connector verwenden.
Mehr zum applabs Cloud Data Connector
Voraussetzungen
Damit das Fehlerhandling einwandfrei funktioniert, wird in DocuWare ein weiteres Datenbankfeld (Text) zum Erfassen bzw. Befüllen mit den NAV-Fehlermeldungen benötigt.
Einrichtung und Konfiguration
Die Konfiguration des Fehlerhandlings nehmen Sie im allgemeinen Setup-Teil der DW2NAV Schnittstelle vor.
Wechseln Sie dazu über die Abteilungen in die "DocuWare" Abteilung und wählen dort den Menüpunkt "Einrichtung".
In der Sektion "Fehlerhandling für Importe" finden Sie die Einstellungen.
Einrichtungsmaske in NAV
Folgende Daten müssen eingestellt werden:
| DW Status Feld: | In dieses Feld wird der Fehlerstatus geschrieben |
| DW Fehlerstatus: | Hier können Sie den Wert selbst festlegen, der in das. o.g. Feld bei einem Fehler geschrieben werden soll |
| DW Feld für Fehlermeldung: | NAV gibt bei einem Fehler eine Meldung zurück, die für die Auflösung des Fehlers hilfreich sein kann. Hier geben Sie an, in welche DocuWare-Feld die NAV-spezifische Fehlermeldung eingetragen werden soll |
Arbeitsweise in der Praxis
Sobald der Import ausgeführt wird (manuell oder automatisch über die Aufgabenwarteschlangenposten), schaut die Schnittstelle gemäß der gesetzten Felder und Filter in das DocuWare System.
Wenn Rechnungen unter dem gesetzten Filter gefunden wurden, werden deren Daten an NAV übergeben und die Datensätze angelegt.
Danach schreibt die Schnittstelle den Wert im Status-Feld um, z.B. von "zu buchen" (= Filter für die Übergabe) auf "erfolgreich importiert".
Sollte der Prozess auf einen Fehler laufen, ändert die Schnittstelle den Wert im Status-Feld auf den definierten Fehler-Wert, beispielsweise "Fehler beim NAV Import".
Zudem wird die NAV-spezifische Fehlermeldung in das neue DocuWare Datenfeld geschrieben, so dass der Bearbeiter einen weiteren Hinweis erhält, warum dieser Beleg nicht importiert werden konnte.
Beispiel 1: In diesem Beispiel hat man keine Kreditorennummer im dafür erforderlichen Feld angegeben. Siehe Spalte "Deb.Kred.Nr". Daher konnte kein Einkaufskopf angelegt werden.
Beispiel 2: In diesem Beispiel hat man zwar eine Kreditorennummer ("82101") eingegeben, aber eine falsche bzw. eine, die im genutzten Mandanten(!) nicht existiert.
In DocuWare lassen sich dadurch mehrere Szenarien auslösen:
1. Workflow-Aufgabe für einen Bearbeiter, der die fehlerhaften Belege kontrolliert und durch bestätigen der Aufgabe den Status-Wert zurück setzen auf z.B. "zu buchen".
2. DocuWare Liste, die alle fehlerhaften Belege anzeigt. Über einen Stempel, der den Status-Wert zurück setzt, können die Belege nach einer Kontrolle und Datenänderung erneut übermittelt werden.
Sonstige Hinweise und Tipps & Tricks
| Fehler | Lösungstipp |
| Der Import funktioniert nicht bzw. nach dem Auslösen wird nichts importiert | - Achten Sie darauf, dass Ihre (Test-) Belege auch tatsächlich den Filterkriterien entsprechen. - Setzen Sie benutzte Test-Belege auch immer wieder auf die erforderlichen Filter zurück. - Achten Sie auch auf den Mandanten. Bei Systemen mit mehreren Mandanten, muss der Name des Mandanten in NAV mit dem in DocuWare exakt übereinstimmen. |
| Manche Felder sind gemappt, werden aber nicht übertragen | - Achten Sie zum einen auf die Reihenfolge des Imports. NAV überschreibt gerne Zellen, beispielsweise die Beschreibung, nachdem eine Artikelnummer eingegeben wurde. Daher muss erst der Typ, dann die Nr. und dann die Beschreibung (Reihenfolge 0,1,2 in der Konfiguration) importiert werden - Dimensionen sind abhängige Felder die auch durch Einträge von anderen Feldern befüllt werden. Von daher ist es immer schwierig und vom Kunden-System abhängig, ob überhaupt Dimensionsfelder befüllt werden können. Achten Sie auch hier auf die erforderliche Reihenfolge die NAV vorgibt. |
| Ich finde die Kostenstelle in NAV zum Mappen nicht | Die Kostenstelle heißt in NAV "Shortcut Dimension Code 1". |
| Ich habe keine Liste in DocuWare, die mir die fehlerhaften Rechnungen anzeigt | Bitte wenden Sie sich an Ihren DocuWare-Betreuer. Dieser kann Ihnen eine solche Liste einrichten. |